Obowiązek posiadania kasy fiskalnej mają tylko ci przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej. Są jednak profile działalności,w których kasa fiskalna jest bezwzględnie obowiązkowa. W szczególności dotyczy to:

a) Sprzedaży gazów płynnych
b) Przewozów pasażerskich (w tym taksówek)
c) Sprzedaży silników i części samochodowych (za wyjątkiem warsztatów samochodowych, w przypadku gdy sprzedaż części jest związana z ich montażem, sprzedawane części muszą jednak zostać odrębnie wyszczególnione na rachunkach lub fakturach)
d) Sprzedaży sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem/obrazem, anten, oraz sprzętu fotograficznego (z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego)
e) Sprzedaży metali szlachetnych
f) Sprzedaży nagranych płyt CD, DVD i innych tego typu nośników
g) Dostawy paliw i substancji podobnych
h) Sprzedaży wyrobów tytoniowych i alkoholowych (w których zawartość alkoholu przekracza 1,5%)

 W przypadku gdy profil działalności nie należy do wyżej wymienionych grup, lecz w ramach działalności prowadzi się sprzedaż na rzecz osób fizycznych, nie będących przedsiębiorcami – można zrezygnować z kasy fiskalnej o ile roczne obroty firmy nie przekraczają 20 000,00 zł. Limit ten jest proporcjonalny do liczby miesięcy. Jeżeli działalność została uruchomiona np. od 1 lipca – wyniesie on już tylko 10 000,00 zł.

Obliczając limit, nie uwzględnia się obrotu z tytułu sprzedaży dokonywanej na rzecz firm. Liczy się jedynie wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nie będących przedsiębiorcami.

Co ważne, kasa fiskalna nie jest potrzebna w przypadku sklepów internetowych, w przypadku gdy klienci dokonują zapłaty za towar została dokonana za pośrednictwem przelewu. Zwolnienie to dotyczy jednak tylko sprzedaży wysyłkowej. Jeśli dane przedsiębiorstwo oprócz formy wysyłkowej, dostarcza klientom towar także w inny sposób – to musi zwracać uwagę na obowiązujące limity. Sklep internetowy korzystający ze zwolnienia od obowiązku posiadania kasy fiskalnej musi ponadto prowadzić ewidencję, która pozwali jednoznacznie zidentyfikować nabywców konkretnych towarów.

Obecne przepisy mówią, iż możemy uzyskać zwrot części poniesionych kosztów na nabycie kasy fiskalnej. Prócz odliczenia VAT w przypadku płatników VAT i amortyzacji – w przypadku podatników rozliczających się na zasadach ogólnych, podatnicy którzy po raz pierwszy dokonują zakupu kas – mają prawo dodatkowo do odliczenia od podatku VAT 90% ceny netto kasy (nie więcej jednak niż 700 zł). W przypadku gdy zamierza się na zakup kasy przeznaczyć pieniądze pochodzące z dotacji PUP – wykorzystanie tego typu ulgi staje się problematyczne. Z tego względu zakup kasy lepiej jest sfinansować z własnych oszczędności, a z samą dotację przeznaczyć na inne niezbędne wydatki.