Dokumenty pod dotacje, muszą zawierać plan wydatkowania środków finansowych, w którym uwzględnia się zarówno kwotę dotacji, jak i własne oszczędności. Dlaczego powinno uwzględnić się własne oszczędności? Po pierwsze – niektórych wydatków nie można finansować z dotacji (np. kosztu transportu rzeczy zakupionych w sklepie internetowym). Po drugie – zaangażowanie środków własnych zazwyczaj podnosi ocenę wniosku. Należy podawać konkretne ceny w PLN (Urzędy Pracy zazwyczaj akceptują później niewielkie zmiany, jeżeli podana cena się zmieni). W przypadku zakupu w obcej walucie, deklarowany we wniosku koszt należy przeliczyć wedle kursu NBP.

Dobrą praktyką jest dodatkowe uzasadnienie dla każdego wydatku, a więc wyjaśnianie, dlaczego zakup danej rzeczy/usługi jest niezbędny do uruchomienia firmy. Należy pamiętać iż dotacje trzeba rozdysponować w kwocie brutto a wydatki rozliczyć przedstawiając stosowne dowody (faktury VAT, rachunki imienne, umowy kupna-sprzedaży). W przypadku zakupu rzeczy używanych, zwykle wymaga się, aby ich wartość jednostkowa przekraczała 1 tys. PLN, a do wniosku został załączony dowód opłaty podatku od czynności cywilnoprawnych. W kontrowersyjnych przypadkach Urząd Pracy może wymagać wyceny rzeczoznawcy.

Dotacji nie można przeznaczyć na zakup od osób spokrewnionych, lub zamieszkujących wspólne gospodarstwo domowe. Rozdysponowania środków własnych nie trzeba rozliczać, niemniej plan ich wydatkowania również powinien się znaleźć w biznes planie.Biznes plan powinien również zawierać plan marketingowy, w którym wnioskodawca wskaże jakimi metodami będzie przyciągał klientów (potykacz reklamowy przed siedzibą, strona internetowa, ulotki, reklama Google AdWords etc.). Warto wspomnieć również o planie organizacyjnym, w którym uwzględnimy przewidywane zatrudnienia, wskazując liczbę stanowisk i formę zatrudnienia (umowa zleceni, umowa o pracę itp.)